Sipariş sonrası süreç
Siparişten faturaya giden yolu akışlarla kurun — hangi sipariş hangi akışa düşer (kurallar), irsaliye ve fatura nerede ve kim tarafından düzenlenir, araya giren kendi aşamalarınız (ödeme bekleniyor, kredi onayı, muayene kabul, gümrük çıkışı), haftalık toplu fatura, fatura irsaliye yerine geçer, senaryo ve kur.
Teklif kabul edildikten sonraki adımlar — sipariş, sevkiyat, irsaliye, fatura, tahsilat — aynı firmada bile satışa göre değişir: yurt içi mal satışı, hizmet, ihracat, kamuya satış ve ihraç kayıtlı satış farklı belge ve farklı sıra ister; ödeme, kredi onayı ya da muayene kabul gibi ara adımlar sevkiyatı veya faturayı bekletir. Ayarlar → Sipariş sonrası süreç'te (yönetici) bunu akışlarla kurarsınız.
Modül kapalıyken siparişler bugünkü gibi çalışır; e-Belgeler menüsü ve e-Fatura / e-İrsaliye düğmeleri görünmez, muhasebe bağlantınıza dokunulmaz.
Akışlar
Her akışın koşulları, adımları, fatura ayarları ve aşamaları vardır. Sipariş kaydedilince akışlar listedeki sırayla denenir; koşullarının hepsi tutan ilk akış siparişe yazılır, hiçbiri uymazsa Varsayılan akış kullanılır. Sıra listedeki oklarla değişir; kapatılan akışa sipariş düşmez.
Siparişin akışı sipariş listesindeki aşama düğmesinden elle de değiştirilir (ör. ihraç kayıtlı satış alıcıya göre değil, siparişe göre seçilir). Koşulu olmayan akışa siparişler yalnız böyle alınır.
Bu sipariş hangi akışa düşer? kutusunda bir sipariş ya da firma, ürün, tutar ve vade seçip Dene dersiniz: hangi akışın seçildiği ve diğerlerinin hangi koşulunun tutmadığı yazılır.
Hazır akışlar
Yeni akış ekle hazır akışlardan biriyle başlar; koşulları, adımları ve aşamaları sonra değiştirirsiniz. Koşulu olmayan hazır akışlar Varsayılana uygula ile Varsayılan akışa da uygulanır.
| Hazır akış | Koşul | Adımlar | Belge |
|---|---|---|---|
| Yurt içi standart | — | sevkiyat → e-İrsaliye → irsaliyeden fatura | alıcı mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv |
| Fatura irsaliye yerine geçer | — | sevkiyat → teslimde fatura, malla gider | ayrı irsaliye yok; faturada İrsaliye yerine geçer |
| Hizmet | mal / hizmet: hizmet | fatura siparişten, sevkiyat yok | gerekirse tevkifat |
| Kamu idaresi | firma türü: kamu idaresi | sevkiyat → Muayene kabul → fatura | Kamu senaryosu (beta) |
| İhracat | firma türü: yurt dışı | Ödeme / proforma onayı → sevkiyatta fatura → Gümrük çıkışı | İhracat senaryosu (beta) |
| Hizmet ihracatı | — | fatura siparişten | KDV istisnası 302 |
| İhraç kayıtlı | — (siparişte elle) | standart | İhraç kayıtlı fatura (beta) |
| Peşin ödemeli | vade ≤ 0 gün | Ödeme bekleniyor → sevkiyat | — |
| Kredi onaylı | tutar ≥ sınır | Kredi onayı (yönetici) → sevkiyat | — |
| Muhasebe yürütür | — | sipariş ERP'ye, irsaliye ve fatura muhasebe programında | — |
| Numune / bedelsiz | — | sevkiyat → irsaliye, fatura yok | — |
Koşullar
Bir akıştaki koşulların hepsi tutmalıdır; bir koşula birden çok değer yazılırsa biri yeter. Alanlar:
| Alan | Nereden okunur |
|---|---|
| Firma türü (yurt içi firma · gerçek kişi · kamu idaresi · yurt dışı) | Firma kartı → Fatura bilgileri; 11 haneli vergi no gerçek kişi sayılır |
| Ülke, il, sektör, firma etiketi / kategori, firma | firma kartı |
| Ürün grubu, mal / hizmet | ürün; mal / hizmet ürün vergi bilgilerinden |
| Sipariş türü, döviz | sipariş |
| Tutar (ana döviz) ≥ / ≤, vade (gün) ≥ / ≤ | sipariş; vadesi girilmemiş siparişte vade koşulu tutmaz |
| Sorumlu satışçı, departman | siparişi giren / firmanın sorumlusu |
Adımlar
1 · Sipariş: Yalnız CRM'de · ERP'ye elle gönder (siparişte düğme) · ERP'ye otomatik gönder (kaydedilince). Bir akışta sipariş ERP'ye gidiyorsa muhasebe bağlantısındaki Satış siparişi gönder açılır; ERP'ye kendiliğinden gönderim yalnız o akışın siparişleri için yapılır (Muhasebe ve ERP).
2 · Sevkiyat ve irsaliye: CRM'de e-İrsaliye · Kâğıt irsaliye (yalnız e-İrsaliye mükellefi değilseniz) · Muhasebe / ERP düzenler · Fatura irsaliye yerine geçer · Sevkiyat ve irsaliye yok (hizmet). CRM'de e-İrsaliyede Sevkiyat girilince e-İrsaliye taslağı aç ve akışa özel gönderim yolu seçilir.
3 · Fatura: CRM'de e-Fatura / e-Arşiv · Muhasebe / ERP düzenler · Fatura yok (numune, bedelsiz). CRM'de:
- Fatura neye bağlanır: Önce irsaliye, irsaliyeden fatura · Doğrudan fatura · İkisi de.
- Fatura taslağı: Elle · Her sevkiyatta · Sipariş tamamlanınca · Haftalık toplu (seçilen gün 07:00'den sonra faturalanmamış sevkiyatlar firma ve döviz başına tek taslakta) · Sipariş açılınca (sevkiyatsız akışta).
- e-Fatura gönderim yolu: akışa özel; boşsa e-Belge ayarındaki varsayılan.
Fatura irsaliye yerine geçer seçiliyse fatura her sevkiyatta açılır, düzenleme saati teslim anıdır ve belgeye İrsaliye yerine geçer yazılır; ayrı irsaliye düzenlenmez. Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren 7 gün içinde düzenlenir (VUK 231/5): haftalık toplu faturada ve geç açılan taslakta belge denetimi uyarır.
Kim düzenler: Satışçı kendisi düzenler ya da Satışçı hazırlar, yetkili düzenler — yetkililer Ayarlar → e-Belge'de seçilir. Otomatik açılan belge her zaman taslaktır; GİB'e gönderim bir kişinin onayıyla yapılır.
Otomatik taslaklar akış kaydedildikten sonraki sevkiyatlara uygulanır; geçmiş sevkiyatlara dokunulmaz. Akışı değiştirmek açık siparişlerin akışını değiştirmez. ERP eşitlemesiyle, API ya da MCP ile gelen sevkiyatlar da zamanlayıcı taramasıyla siparişin akışına girer.
Fatura ayarları
Yeni taslak akışın değerleriyle açılır; her belgede değiştirilebilir (senaryolar, döviz ve tevkifat).
| Ayar | Seçenekler |
|---|---|
| Senaryo | Yurt içi satış · Kamu idaresi · İhracat (gümrük beyannameli) · Hizmet ihracatı · İhraç kayıtlı satış — firma kartında kamu idaresi işaretliyse yurt içi satış kendiliğinden Kamu olur |
| Fatura profili | Alıcıya göre · Ticari · Temel |
| KDV tevkifatı | kod listesinden; ürüne yazılmış kod önce gelir |
| Fatura dövizi | Siparişin dövizi · TL (dövizli sipariş TL'ye çevrilir) · belirli döviz |
| Kur kaynağı | TCMB döviz alış (varsayılan) · döviz satış · efektif alış · efektif satış · Solk'taki kur |
| Kur günü | Fatura tarihinde Resmî Gazete'de yayımlanan (önceki iş günü 15:30 duyurusu, varsayılan) · fatura günü 15:30 duyurusu |
| İhracat | teslim şartı, gönderim şekli, kap cinsi |
| 555 | KDV oranı faaliyet kodumuza uymayan satış (beta) |
Aşamalar
Kendi ara adımlarınız — ödeme bekleniyor, kredi onayı, üretimde, kalite kontrol, muayene kabul, gümrük çıkışı. Her aşamanın adı, rengi, yeri, durdurup durdurmadığı, kim ilerlettiği ve hedef süresi vardır.
| Yer | Durdurursa |
|---|---|
| Sevkiyattan önce | sevkiyat girilemez ve fatura açılmaz |
| Faturadan önce | fatura taslağı açılmaz (otomatik ya da elle) |
| Faturadan sonra | durdurmaz — bilgi için (ör. tahsilat, gümrük çıkışı) |
- Yeni sipariş akışın ilk aşamasıyla başlar. Sevkiyat girilince faturadan önceki, fatura düzenlenince faturadan sonraki ilk aşamaya kendiliğinden geçilir; durdurmayan önceki aşamalar atlanır.
- Kim ilerletir: siparişi düzenleyebilen herkes · sorumlu satışçı · muhasebe (fatura yetkilileri) · yöneticiler · seçilen kişiler. Yöneticiler her aşamayı ilerletir ve aşamayı elle seçebilir.
- Hedef süre aşılınca aşamayı ilerletebilecek kişilere bir kez bildirim gider.
Siparişler listesinde siparişin aşaması renkli çiple görünür; birden çok akış varsa akışın adı altında yazar. Çipe tıklayınca açılan pencerede aşamalar, durdurma nedeni, İlerlet (not yazılabilir), aşama seçimi, akış değiştirme ve son geçişler (kim, ne zaman, kendiliğinden mi) bulunur. Durdurulan siparişte sevkiyat ve fatura düğmeleri kilitli görünür; tıklayınca aynı pencere açılır. Sevkiyatsız akışta sevkiyat düğmesi yoktur.
Ürün vergi bilgileri
Ayarlar → Sipariş sonrası süreç → Ürün vergi bilgileri: her ürünün KDV oranı (boşsa e-Belge ayarındaki varsayılan), mal / hizmet, tevkifat kodu ve GTİP (ihracat faturasında satıra yazılır, 12 hane). Aynı sayfada tevkifat oranları değiştirilir; kodlar sabittir.
Hazırlık
Sayfanın altındaki Hazırlık listesi tüm akışlarda ortak eksikleri (satıcı bilgileri, entegratör, yetkililer) bir kez, akışa özgü olanları akışın adıyla gösterir: koşulsuz akış, kamu için IBAN, ihracatta GTİP, muhasebe aşaması için fatura yetkilisi, artık bağlı olmayan gönderim yolu.