e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye

Sipariş sonrası süreç (muhasebe yürütür · satışçı yürütür · satışçı hazırlar, muhasebe keser), sevkiyattan e-İrsaliye, irsaliyeden ya da siparişten e-Fatura / e-Arşiv; 15 entegratöre doğrudan bağlantı (Nilvera, İzibiz, QNB eSolutions, e-Logo, Sovos, İşNet, EDM, Uyumsoft, Turkcell e-Şirket, Mysoft, TÜRKKEP, Veriban, TÜRMOB, Paraşüt, BirFatura) ve UBL-TR dosyasıyla tüm GİB özel entegratörleri.

Teklif kabul edildikten sonraki her adım — sipariş, sevkiyat, irsaliye, fatura — firmadan firmaya farklı yürür: kimi siparişi doğrudan muhasebe programına gönderir ve belgeleri muhasebe keser, kimi irsaliyeyi ve faturayı satışçıya bırakır. Solk'ta bu bir seçimlik modüldür: Ayarlar → Sipariş sonrası süreç'te akışınızı seçersiniz; menü, düğmeler ve otomatik taslaklar seçiminize göre açılır.

Sipariş sonrası süreç

Ayarlar → Sipariş sonrası süreç (yönetici). Modül kapalıyken siparişler bugünkü gibi çalışır; e-Belgeler menüsü ve e-Fatura / e-İrsaliye düğmeleri görünmez, muhasebe bağlantınıza dokunulmaz.

Hazır akışlar

Sayfadaki akış şeması her adımın nerede yapıldığını ve hangi geçişin otomatik olduğunu gösterir; Hazırlık listesi eksikleri (satıcı bilgileri, entegratör, muhasebe bağlantısı, yetkililer) bağlantısıyla sayar.

Adımlar

1 · Sipariş: Yalnız CRM'de · ERP'ye elle gönder (siparişte düğme) · ERP'ye otomatik gönder (kaydedilince). Bu seçim muhasebe bağlantısındaki Satış siparişi gönder ayarını da günceller; sipariş göndermeyi destekleyen bağlantı yoksa ERP seçenekleri kapalıdır (Muhasebe ve ERP).

2 · İrsaliye: CRM'de e-İrsaliye · Kâğıt irsaliye (numarası sevkiyatta yazılır) · Muhasebe / ERP keser. CRM'de e-İrsaliye seçiliyken Sevkiyat girilince e-İrsaliye taslağı aç kutusu sevkiyatla birlikte taslağı açar.

3 · Fatura: CRM'de e-Fatura / e-Arşiv · Muhasebe / ERP keser. CRM'de keserken:

• Fatura neye bağlanır: Önce irsaliye, irsaliyeden fatura (yalnız irsaliyesi kesilmiş sevkiyatlar faturalanır, irsaliye no faturaya yazılır) · Doğrudan fatura (siparişten; hizmet, peşin satış, irsaliyesiz teslim) · İkisi de (irsaliyesi olan sevkiyat ona bağlanır, olmayan sipariş doğrudan faturalanır).
• Fatura taslağı: Elle · Sipariş tamamlanınca (sipariş tamamen sevk edilip irsaliyeleri kesilince tek fatura) · Her irsaliye / sevkiyatta (parçalı sevkiyatta ayrı faturalar).

Kim keser: Satışçı kendisi keser ya da Satışçı hazırlar, yetkili keser — yetkililer Ayarlar → e-Belge → Kimler e-Belge kesebilir'de seçilir. Otomatik açılan belge her zaman taslaktır; GİB'e gönderim bir kişinin onayıyla yapılır. Onaylı akışta denetimden geçen taslak Kesime hazır olur ve yetkililere bildirim gider.

Akış: sevkiyattan faturaya

1. 1

   Sevkiyat

   Siparişler → kamyon simgesi → miktar. e-İrsaliye açıksa Kâğıt irsaliye no boş bırakılır; isteğe bağlı plaka, şoför adı soyadı ve TCKN yazılır.

2. 2

   e-İrsaliye taslağı

   Sevk edilen miktar, teslim adresi (firmanın adresi), müşterinin PO numarası ve son kullandığınız araç / şoför taslağa gelir. Alıcının e-İrsaliye mükellefiyeti sorgulanır, etiketi (irsaliye posta kutusu) seçilir.

3. 3

   Gönderim

   Denetim listesi temizse Kaydet ve gönder (ya da onaylı akışta Kesime gönder). Numara (ör. SLI2026000000001) sevkiyatlara irsaliye no olarak yazılır.

4. 4

   Fatura

   Süreç sipariş tamamlanınca ise son irsaliye kesilince sevk edilen tüm miktar, sipariş fiyatı ve irsaliye numaralarıyla fatura taslağı açılır. Elle: irsaliye ekranında Bu irsaliyeden e-Fatura.

Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse taslakta Mükellef değil seçilir, kâğıt (matbu) irsaliyenin numarası yazılıp Kâğıt irsaliye olarak kaydet denir: numara sevkiyata işlenir, taslak kapanır, fatura zinciri devam eder.

Faturalanmış sevkiyat ve doğrudan faturalanmış sipariş ikinci kez faturalanmaz. İptal olarak işaretlenen irsaliyenin sevkiyatı yeniden irsaliye, iptal edilen faturanın sevkiyatı / siparişi yeniden fatura bekler.

e-İrsaliye

Düzenleyicide: gönderen ve alıcı (VKN / TCKN, vergi dairesi, adres; Sorgula e-İrsaliye mükellefiyetini sorar), irsaliye tarihi ve saati, fiili sevk tarihi ve saati, teslim adresi, sevk eden, taşıma — Kendi aracımız (plaka, dorse, şoför ad · soyad · TCKN, en çok 5 şoför) ya da Taşıyıcı firma (unvan, VKN, il / ilçe; plaka isteğe bağlı), satırlar (mal, kod, miktar, birim, parti / lot açıklaması; fiyat yok), notlar, sipariş no ve tarihi.

Belge UBL-TR 1.2.1 e-İrsaliye (DespatchAdvice) olarak hazırlanır: senaryo Temel irsaliye, tip Sevk; plaka PLAKA, dorse DORSEPLAKA şemasıyla. Önizleme yazdırılabilir (teslim eden / teslim alan alanıyla); XML her zaman indirilebilir.

Gönderim yolları: Nilvera (doğrudan; durum ve alıcının irsaliye yanıtı sorgulanır, PDF), web servisiyle doğrudan İzibiz, QNB eSolutions, e-Logo, Sovos, İşNet (beta), TÜRMOB (beta; numarayı Luca verir) ve UBL-TR dosyası (portalınıza yükleyip Portala yüklendi dersiniz). e-İrsaliyeyi web servisinden gönderemeyen bağlantılarda (EDM, Uyumsoft, Turkcell e-Şirket, Mysoft, TÜRKKEP, Veriban, BirFatura) irsaliye yolu kendiliğinden UBL-TR dosyası olur. Paraşüt bağlantısı e-İrsaliye göndermez. e-İrsaliye serisi ve yolu Ayarlar → e-Belge'de.

e-Fatura ve e-Arşiv

Taslak siparişlerden, kabul edilen tekliften, irsaliyeden, firma kartından ya da boş açılır. Alıcı mükellef sorgusuyla e-Fatura (etiket otomatik; temel ya da ticari senaryo) ya da e-Arşiv olur; satırlarda miktar, birim, fiyat, iskonto, KDV (istisnada kod), dövizli belgede kur; sipariş no, irsaliye no'ları, vade, IBAN. Belge UBL-TR 1.2 fatura olarak hazırlanır.

Gönderim yolları:

Beta bağlantılar entegratörün resmi belgesine göre yazıldı, gerçek hesapla denenmedi: bağlantı sayfasında Test ortamı'nı açıp entegratörün test hesabıyla bir belge gönderin, sonra kapatıp canlı kullanıcıyı yazın. Entegratörünüz farklı bir servis adresi verdiyse Servis adresi alanına yazılır. Bağlantıyı dene giriş yapar ve kendi vergi numaranızın mükellefiyetini sorgular. Oturum düşerse Solk bir kez yeniden giriş yapar; GİB durum kodları (1300 = başarılı, 1000–1220 = işleniyor, diğerleri = hata) belgede Türkçe gösterilir.

Entegratörler Ayarlar → Uygulamalar → e-Fatura ve e-Arşiv'den bağlanır; kullanıcı adı, şifre ve API anahtarları yalnız orada girilir. Satıcı bilgileri, seriler (3 karakter + yıl + 9 hane; CRM'den kesilecek belgeler için portalda kullanmadığınız ayrı bir seri seçin), varsayılan yol, KDV ve yetkililer Ayarlar → e-Belge'de.

İşNet ve sabit IP

İşNet NetteFatura yetkiyi kullanıcı adıyla değil, isteğin geldiği sabit IP adresi ve vergi numaranızla verir. Canlıya geçmeden önce Solk desteğinden kurulumunuzun sunucu IP adresini alın ve İşNet'e tanımlatın; bağlantıda vergi numarası boşsa Ayarlar → e-Belge'deki satıcı VKN'si kullanılır.

BirFatura

BirFatura'da yön terstir: belgeyi Solk göndermez, BirFatura Solk'tan çeker. Bağlantı sayfası bir site adresi ve API şifresi verir; ikisini BirFatura → Mağaza ayarları'na girin (şifre her istekte token başlığında gelir, Anahtarı yenile ile değiştirilir). Belge taslağını BirFatura yoluyla gönderdiğinizde taslak Faturalanacak durumuna geçer; BirFatura sırayla siparişleri, ödeme yöntemlerini ve durumları alır, faturayı keser ve numarayı ve PDF bağlantısını geri yazar (yalnız birfatura.com adresli bağlantılar kabul edilir). Faturalanan belge Faturalandı olarak listelenir, PDF belgeden indirilir.

Ekranlar

• e-Belgeler (menü): Faturalar · İrsaliyeler · Taslaklar · Gelen sekmeleri, ayın özeti, kesime hazır / yanıt bekleyen / hatalı sayıları, Yeni e-İrsaliye ve Yeni e-Fatura.
• Siparişler: sevkiyat satırında e-İrsaliye bağlantısı ya da e-İrsaliye kes, faturalanan sevkiyatta fatura bağlantısı.
• Firma kartı: e-Belgeler şeridi (mükellefiyet, son belgeler, e-İrsaliye ve e-Fatura düğmeleri).
• Teklif: sıradaki adım sürece göre (Siparişi oluşturun → e-İrsaliyeyi kesin → Faturalayın), belgeler listesinde irsaliye ve faturalar.